このガイドラインは、オンライン手続可能な書類の記録方法について説明しています。記録方法の説明対象書類は、特許、実用新案、意匠及び商標の申請書類（願書系、中間書類系、審判系及び登録系）・特許のＰＣＴ出願（国内移行手続・国際出願中間書類）と請求書類となっております。
例）【書類名】 特許願
【あて先】 特許庁長官殿
【発明者】
【住所又は居所】 東京都千代田区霞が関１－３－１
【氏名】 発明一郎
【特許出願人】
【識別番号】 ３０００００００１
【住所又は居所】 東京都千代田区霞が関３－３－３
【氏名又は名称】 特許株式会社
【代理人】
【識別番号】 １０００００００１
【住所又は居所】 東京都千代田区霞が関３－３－５
【弁理士】
【氏名又は名称】 代理一郎
【電話番号】 ０３－３１２３－４５６７
【ファクシミリ番号】 ０３－３１２３－４５６８
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項目とは、原則として項目名＋項目内容となります。
【書類名】 特許願
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項目名 項目内容
上のように、【 】（墨付き括弧）で括られているのが項目名です。また、【○○○】の後に記録されているものが項目内容です。なお、上記例の【発明者】のように、項目内容のない項目もあります。
上記例の場合、単独項目は【書類名】、【あて先】です。グループ項目は【発明者】、【特許出願人】、【代理人】等です。
※グループ項目とは、親項目の下にメンバ項目があるグループのことです。
上記例の場合、親項目は【発明者】、【特許出願人】、【代理人】です。【発明者】のメンバ項目は【住所又は居所】、【氏名】で、【特許出願人】のメンバ項目は【識別番号】、【住所又は居所】、【氏名又は名称】で、【代理人】のメンバ項目は【識別番号】、【住所又は居所】、【弁理士】、【氏名又は名称】、【電話番号】、【ファクシミリ番号】です。
| 記録条件 | 説明 |
|---|---|
| 必須 | その書類において必ず記録しなければならない項目。 |
| 条件必須 | ある条件の場合において記録しなければならない項目。 |
| 任意 | 必要に応じて記録する項目。 |
※グループ項目のメンバ項目の場合、親項目を記録した場合の条件を表します。
※記録条件は項目により異なりますので、各項目の説明を参照してください。
例）任意項目の【代理人】を記録した場合は、条件必須項目の【識別番号】又は【住所又は居所】を記録し、必須項目の【氏名又は名称】は必ず記録します。
任意 【代理人】
条件必須 【識別番号】 １０００００００１
条件必須 【住所又は居所】 東京都千代田区霞が関３－３－５
必須 【氏名又は名称】 代理一郎